Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График отпусков на 2023 год: методика и практика заполнения в «1С»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Формирование умного графика отпусков
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
Приложение полезно для качественной оптимизации и автоматизации процессов по планированию отпусков. Она экономит часы работы, которые обычно тратятся на то, чтобы подсчитать дни по календарю вручную. Гибкая регулировка настроек – еще одна важная особенность. Программу легко адаптировать под кодексы различных стран СНГ. То есть можно так настроить приложение, что оно будет учитывать все государственные и национальные праздники автоматически.
Кроме стандартных шаблонов, в «Калькуляторе отпусков» есть возможность индивидуальных настроек. Пользователь может отменить отдых отдельным сотрудникам в дни праздников, создать собственный календарный план смен работника. Для сложных видов посменных графиков можно создать персональную систему выходных дней по неделям, перенести их на любой день. Отсчет рабочих и отпускных дней можно вести с любой даты, выбирать ее можно в интерактивном электронном календаре.
В программе отсутствуют функции для расчета объемов отпускных средств, выплачиваемых сотрудникам. Эту работу придется делать в других приложениях.
Кто может идти в отпуск вне графика
Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:
- внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
- женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
- несовершеннолетние сотрудники;
- работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
- супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
- граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.
Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.
Инструкция по заполнению графика отпусков 2023 года
Рассмотрим заполнение документа на примере унифицированной формы Т-7:
- В соответствующей строке указывается наименование организации. Оно прописывается полностью без сокращений с указанием формы собственности.
- При утверждении графика учитывается мнение профсоюзного органа работодателя. Если таковой имеется, то реквизиты соответствующего документа вносятся в поле. При отсутствии профсоюза в компании оно остается пустым.
- График отпусков должен иметь уникальный номер, дату составления и год, на который он составлен.
- В правом верхнем углу прописывается гриф «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя организации, его личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
- Ниже следует табличная часть документа, где по каждому из работников указываются в графах с 1 по 6:
- подразделение (отдел);
- должность в соответствии со штатным расписанием;
- ФИО без сокращений;
- номер по табелю;
- количество дней отпуска;
- дата его начала.
Если планируется разбить отпускные дни на несколько периодов, то каждый из них прописывается отдельной строкой с указанием количества дней и даты начала.
Графы с 7 по 9 заполняются уже по фактическому использованию дней отпуска и его переносу.
- Подписывает график руководитель кадровой службы или лицо, ответственное за учет кадров в организации. Указывается его должность, проставляется личная подпись, которая расшифровывается.
С графиком отпусков необходимо ознакомить работников под роспись. Для этого допустимо предусмотреть дополнительную графу в графике или составить отдельную ведомость, в которой каждый работник должен поставить свою личную подпись и дату ознакомления.
Срок хранения документа составляет один календарный год (п. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.
Основные элементы:
- Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
- Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
- Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
- Отделы и все структурные подразделения.
- Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
- Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
- Примечания.
- Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.
В каком случае вносятся изменения в график
Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.
Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.
Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.
Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо перенести отпуск:
- Если у работника наступает период нетрудоспособности.
- В случае когда сотрудник участвует в выполнении гражданской обязанности, и нормы право предусматривают необходимость освобождения его от работы.
Также работодатель должен перенести отпуск работнику, если он изъявит такое желание при условии, что руководство в установленные сроки (две недели) не проинформировало данного гражданина о начале его отпуска по графику.
Как вносить изменения в график отпусков
График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.
Форма Т-7 предоставляет возможность коррекции в течение года:
- в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск,
- 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе (перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению)
- в графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.
Как утвердить график отпусков
Утвердить график отпусков надо, самое позднее, за две недели до окончания календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соответственно, график на 2023 год надо утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.
Составить документ можно по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Несмотря на то, что данная унифицированная форма не является обязательной, она довольно удобна. При необходимости, можете дополнить ее дополнительными графами.
Если в компании имеется первичная профсоюзная организация, необходимо будет учесть ее мотивированное мнение. По мнению Минтруда России, запросить мнение профсоюза необходимо независимо от того, сколько работников входит в первичную профсоюзную организацию (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17788). С учетом того, что на это потребуется определенное время (порядок получения мотивированного мнения профсоюза установлен ст. 372 ТК РФ), не откладывайте утверждение графика отпусков на последний момент.
Для утверждения графика отпусков можно использовать один из двух вариантов:
1. Издать приказ об утверждении графика отпусков.
Данный приказ составляется в свободной форме. Отметим, что на практике большинство организаций выбирает именно этот вариант утверждения графика отпусков.
2. Заполнить гриф «УТВЕРЖДАЮ» в форме. Данный вариант подходит в том случае, если вы используете унифицированную форму № Т-7. Руководитель организации или уполномоченное лицо должно проставить свою подпись в графе «Утверждаю». Также следует указать должность утверждающего работника и дату.
Другие документы для оформления отпуска
Когда подходит время отдыха сотрудника, оформляют приказ о предоставлении отпуска с произвольной форме или по унифицированной форме Т-6.
Строго определенного срока для оформления этого документа нет, но нужно успеть за три дня до начала отпуска выплатить отпускные, а для этого нужен уже оформленный приказ.
Если отдыхать уходят сразу несколько человек, можно оформить один приказ на всех. Для этого используют форму Т-6а.
Если одновременно с очередным, человек оформляет какой-либо другой вид отпуска, их можно оформить одним приказом, в форме Т-6 предусмотрена такая возможность (пункты А и Б). Например, если сотрудница берет очередной отпуск, а сразу после него по беременности и родам.
Формирование умного графика отпусков
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
График отпусков на 2023 год: образец
Работодатель вправе разработать документ самостоятельно, а может воспользоваться унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
График должен содержать:
- наименование предприятия (ФИО ИП);
- подписи представителя профсоюзного органа и руководителя предприятия;
- название документа, его номер и дату составления;
- наименование структурных подразделений предприятия;
- наименование должностей работников;
- Ф.И.О. и табельный номер каждого из работников предприятия;
- сведения о предстоящем отпуске: продолжительность, запланированная дата начала;
- графы для внесения дополнительной информации в течение года: о фактической дате начала отпуска, о переносе времени отдыха и для примечаний.
Нюансы составления графика отпусков
Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:
- В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
- лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
- дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
- работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
- сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
- работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
- В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
- В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
- Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет…
Правила оформления графика отпусков
Законодатель жестко прописал сроки составления документа: утверждение производится не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. При пропуске этого срока также возможно применение санкций по ст. 5.27 ТК РФ, так как это нарушение трудового законодательства.
С учетом изложенного в предыдущем пункте, алгоритм составления графика следующий:
- определение сотрудников, имеющих право на льготы и получение от них информации о желаемой дате ухода в отпуск;
- получение мнение профсоюзного органа при его наличии;
- составление работником кадровой службы графика, с учетом сроков ухода в отпуск, определяемых по ТК РФ и данных от представителей «льготных» категорий;
- утверждение документа руководителем;
- в случае переноса сроков в график вносятся изменения с разрешения лица, его утвердившего.
Заполнение графика труда не составляет, форма достаточно простая.
Инструкция по заполнению графика отпусков 2023 года
Рассмотрим заполнение документа на примере унифицированной формы Т-7:
- В соответствующей строке указывается наименование организации. Оно прописывается полностью без сокращений с указанием формы собственности.
- При утверждении графика учитывается мнение профсоюзного органа работодателя. Если таковой имеется, то реквизиты соответствующего документа вносятся в поле. При отсутствии профсоюза в компании оно остается пустым.
- График отпусков должен иметь уникальный номер, дату составления и год, на который он составлен.
- В правом верхнем углу прописывается гриф «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя организации, его личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
- Ниже следует табличная часть документа, где по каждому из работников указываются в графах с 1 по 6:
- подразделение (отдел);
- должность в соответствии со штатным расписанием;
- ФИО без сокращений;
- номер по табелю;
- количество дней отпуска;
- дата его начала.
Если планируется разбить отпускные дни на несколько периодов, то каждый из них прописывается отдельной строкой с указанием количества дней и даты начала.
Графы с 7 по 9 заполняются уже по фактическому использованию дней отпуска и его переносу.
- Подписывает график руководитель кадровой службы или лицо, ответственное за учет кадров в организации. Указывается его должность, проставляется личная подпись, которая расшифровывается.
С графиком отпусков необходимо ознакомить работников под роспись. Для этого допустимо предусмотреть дополнительную графу в графике или составить отдельную ведомость, в которой каждый работник должен поставить свою личную подпись и дату ознакомления.
Срок хранения документа составляет один календарный год (п. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Нужно ли согласовывать график отпусков с сотрудниками
Важно! Согласно действующему законодательству при установлении очередности отпусков работодатель может принимать во внимание мнение трудящихся, но не обязан этого делать, за исключением отдельных случаев.
Обратите внимание! Имеют право самостоятельно выбрать дату начала отпуска и продолжительность каждой его части:
- трудящиеся, не достигшие 18-летнего возраста (ст. 267 ТК РФ);
- родители детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК РФ).
- сотрудники, которые имеют 3 и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим из детей 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
- работник, чья супруга находится в отпуске по беременности и родам, — в период ее пребывания в таком отпуске и вне зависимости от продолжительности работы сотрудника у конкретного работодателя (ст. 123 ТК РФ);
- совместители (т. к. отпуск на работе по совместительству предоставляется в одно время с отпуском на основной работе, ст. 286 ТК РФ);
- участники ВОВ, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в т. ч. инвалиды, ветераны труда (ст. 14–20, 22 закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
- Герои Советского Союза, Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 закона РФ «О статусе Героев Советского Союза. » от 15.01.1993 № 4301-I);
- Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий. » от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
- лица, получившие в награду нагрудный знак «Почетный донор России» (ст. 23 закона «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- лица, получившие лучевую болезнь и другие заболевания вследствие аварии на Чернобыльской АЭС, участвовавшие в мероприятиях по ликвидации последствий названной аварии, и иные лица согласно предписаниям закона (ст. 14, 15 и др. закона РФ «О соцзащите граждан. » от 15.05.1991 № 1244-I).
Чье мнение учитывать при составлении
График отпусков (статья 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха сотрудников в организации. Документ утверждается руководителем на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника. Работодатель сам решает, принимать ли во внимание пожелания сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно.
К ним относятся:
- женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет и другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
- сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
- почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- пострадавшие из-за чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Мобилизованных работников тоже надо включать в график отпусков. Период, на который мобилизовали сотрудников, неизвестен, но они все равно остаются работниками организации (376-ФЗ от 07.10.2022). Включите их в отпускной план и предоставьте отпуск, когда такие работники вернутся и снова приступят к трудовым обязанностям, — в любое удобное для них время.