Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нумерация счетов фактур на аванс в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?
Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.
Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».
Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.
Нумерация счетов-фактур: нюансы
При установлении порядка нумерации счетов налогоплательщику следует иметь в виду, что:
- В рамках нумерации нежелательно формирование обособленных групп порядковых номеров по счетам:
- на отгрузку;
- на аванс;
- на корректировку.
То есть, если отгрузочный счет имеет номер 2, то следующий счет должен иметь номер 3 вне зависимости от того, является ли он таким же отгрузочным либо иным — авансовым или корректировочным.
Это рекомендация Минфина, отраженная в письме от 10.08.2012 № 03-07-11/284. При этом Минфин не против включения в счета дополнительных буквенных идентификаторов или индексов. Номера могут выглядеть так:
- № 01/2021-А — по авансовому документу;
- № 02/2021-О — по отгрузочному счету;
- № 03/2019-К — по корректировочному счету.
Еще варианты:
- № 01/03/2021 (ПРОД) по счету за продтовары;
- № 02/03/2021 (ТЕХ) по счету за технику.
Также Минфин не против того, чтобы налогоплательщики добавляли в счета неофициальные графы для дополнительной идентификации документов, например графу «Справочно». Там могут отражаться в принципе любые сведения по договоренности с конкретным контрагентом.
- Желательно не сокращать период оборота счетов до одного дня (письмо Минфина от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).
То есть счет, составленный на следующий день одного и того же месяца, не должен начинаться с номера 1. Нужно привязывать счета к месяцу, кварталу или году. На малых предприятиях документация обычно оформляется в привязке к году, на крупных — в привязке к кварталу или месяцу.
Как покупателю следует заполнить книгу покупок
Для покупателя счет-фактура — крайне важный документ. Только при его наличии, верном заполнении и регистрации можно получить вычет входного НДС.
После перечисления аванса и получения от поставщика соответствующего счета-фактуры, документ следует зарегистрировать в книге покупок. Сделать это нужно в том квартале, в котором перечислен аванс. Графы 4, 6, 8 и 9, а также с 10 по 12, не заполняются, а в графе 7 отражаются данные о платежке на аванс.
Когда авансовый счет-фактура получен, НДС с предоплаты можно заявить к вычету. Но можно этого не делать, а подождать, пока будет произведена отгрузка, и заявлять НДС к вычету уже с отгрузочного счета-фактуры. Однако если выбран первый путь, ранее вычтенный по авансовому счету-фактуре НДС придется восстановить. Сделать это нужно в том периоде, когда товары, работы или услуги, под которые переводилась предоплата, получены и оприходованы. Если же НДС с аванса не заявлялся к вычету, то и восстанавливать нечего.
Когда получен отгрузочный счет-фактура, его также следует зарегистрировать в книге покупок. Сделать это можно после того, как полученные по нему товары, работы или услуги приняты к учету. Однако сразу регистрировать документ не обязательно — это можно сделать в любой из периодов в течение трех лет с момента оприходования товаров. Такой возможностью пользуются тогда, когда хотят заявить к вычету входной НДС по этим товарам в одном из следующих кварталов.
Нумерация счетов-фактур не по порядку в 2021 году
Ст.169 все-таки дает несколько предписаний, относительно нумерации счетов-фактур в 2021 году:
- Нумеровать счета-фактуры нужно исключительно в хронологическом порядке по возрастанию номеров (1, 2, 3, 4… и т.д.);
- В номере счета-фактуры обязательно ставится знак «/», если реализация товаров (работ, услуг) осуществляется:
- счет-фактура на реализацию составляет участник товарищества или доверительный управляющий.
- через обособленное подразделение;
А вот начинать нумерацию счетов-фактур заново можно с любого периода, только не ежедневного, такое пояснение дал Минфин (все уточнения Минфина относительно нумерации счетов-фактур смотрите ниже):
- с начала квартала;
- с начала года;
- с начала месяца.
На практике многие компании придерживаются сквозной нумерации с начала года.
Как заполнить счёт-фактуру по новой форме: таблица
Для удобства в таблице собраны все строки и графы новой формы счёта-фактуры и указания по их заполнению.
| Строки | Что заполнять | Графы таблицы | Что заполнять | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Номер счёта-фактуры | 1 | Порядковый номер записи об отгруженных товарах | |
| 1a | Номер исправления | 1a | Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права | |
| 2 | Продавец | 1б | Код вида товара (по ТН ВЭД ЕАЭС) | |
| 2a | Адрес | 2 | Единица измерения | код |
| 2б | ИНН/КПП продавца | 2a | условное обозначение (национальное) | |
| 3 | Грузоотправитель и его адрес | 3 | Количество (объём) | |
| 4 | Грузополучатель и его адрес | 4 | Цена (тариф) за единицу измерения | |
| 5 | К платёжно-расчётному документу № … от … | 5 | Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога | |
| 5а | Документ об отгрузке № п/п | В том числе сумма акциза | 6 | |
| 6 | Покупатель | 7 | Налоговая ставка | |
| 6a | Адрес | 8 | Сумма налога, предъявляемая покупателю | |
| 6б | ИНН/КПП покупателя | 9 | Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом | |
| 7 | Наименование и код валюты | 10 | Страна происхождения товара | цифровой код |
| 8 | Идентификатор государственного контракта, договора (при наличии) | 10а | краткое наименование | |
| 9 | Всего к оплате | 11 | Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости | |
| 12 | Количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости | код | ||
| 12а | условное обозначение | |||
| 13 | Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости |
Как заполнить счёт-фактуру на работы, услуги
При формировании счёта-фактуры на выполненные работы либо оказанные услуги следует учитывать особенности при заполнении отдельных строк и граф.
Строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» и 4 «Грузополучатель и его адрес» заполняют только при отгрузке товаров. В счетах-фактурах на работы или услуги в них проставляют прочерки.
В графе 1а «Описание выполненных работ и оказанных услуг» указывают, какие именно услуги или работы были выполнены. Описание должно быть таким, чтобы при проверке можно было правильно идентифицировать работы, услуги.
В графах 1б «Код товара», 10-10а «Страна происхождения товара» и 11-13 ставят прочерки.
В графах 2, 2а, 3 и 4 проставляют единицы измерения и количество, если:
- у работ, услуг есть цена за единицу измерения — например, в договоре прописана почасовая цена консультационных услуг;
- единица измерения есть в разделе 1 или 2 ОКЕИ.
Как заполнить счёт-фактуру на работы, услуги
При формировании счёта-фактуры на выполненные работы либо оказанные услуги следует учитывать особенности при заполнении отдельных строк и граф.
Строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» и 4 «Грузополучатель и его адрес» заполняют только при отгрузке товаров. В счетах-фактурах на работы или услуги в них проставляют прочерки.
В графе 1а «Описание выполненных работ и оказанных услуг» указывают, какие именно услуги или работы были выполнены. Описание должно быть таким, чтобы при проверке можно было правильно идентифицировать работы, услуги.
В графах 1б «Код товара», 10-10а «Страна происхождения товара» и 11-13 ставят прочерки.
В графах 2, 2а, 3 и 4 проставляют единицы измерения и количество, если:
- у работ, услуг есть цена за единицу измерения — например, в договоре прописана почасовая цена консультационных услуг;
- единица измерения есть в разделе 1 или 2 ОКЕИ.
Изменения в электронных счетов-фактур в зашифрованном виде
С 1 июля существенно ограничивается возможность выставления и получения электронных счетов-фактур в зашифрованном виде. Зашифрованные счета-фактуры смогут выставляться и приниматься только в следующих случаях:
- нормативными правовыми актами не установлен запрет на шифрование информации счетов-фактур в электронной форме;
- при выставлении счетов-фактур в электронной форме, не содержащих регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости;
- оператору ЭДО не давалось поручения от покупателя/продавца относительно обязательной проверки электронного счета-фактуры, в том числе на соответствие утвержденному формату.
При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. Электронный счет-фактура считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного должностного лица продавца и направлен через оператора ЭДО через ТКС.
Электронный счет-фактура считается выставленным/полученным, если продавцу/покупателю поступило соответствующее подтверждение от оператора ЭДО, а датой их выставления/получения считается дата, указанная в таком подтверждении (п.п. 8–9 приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н).
Как заполнить счёт-фактуру по новой форме: таблица
Для удобства в таблице собраны все строки и графы новой формы счёта-фактуры и указания по их заполнению.
| Строки | Что заполнять | Графы таблицы | Что заполнять | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Номер счёта-фактуры | 1 | Порядковый номер записи об отгруженных товарах | |
| 1a | Номер исправления | 1a | Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права | |
| 2 | Продавец | 1б | Код вида товара (по ТН ВЭД ЕАЭС) | |
| 2a | Адрес | 2 | Единица измерения | код |
| 2б | ИНН/КПП продавца | 2a | условное обозначение (национальное) | |
| 3 | Грузоотправитель и его адрес | 3 | Количество (объём) | |
| 4 | Грузополучатель и его адрес | 4 | Цена (тариф) за единицу измерения | |
| 5 | К платёжно-расчётному документу № … от … | 5 | Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога | |
| 5а | Документ об отгрузке № п/п | В том числе сумма акциза | 6 | |
| 6 | Покупатель | 7 | Налоговая ставка | |
| 6a | Адрес | 8 | Сумма налога, предъявляемая покупателю | |
| 6б | ИНН/КПП покупателя | 9 | Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом | |
| 7 | Наименование и код валюты | 10 | Страна происхождения товара | цифровой код |
| 8 | Идентификатор государственного контракта, договора (при наличии) | 10а | краткое наименование | |
| 9 | Всего к оплате | 11 | Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости | |
| 12 | Количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости | код | ||
| 12а | условное обозначение | |||
| 13 | Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости |
Правила заполнения счетов-фактур в 2022 году при получении аванса
Покупатель может перечислить поставщику полную или частичную предоплату в счёт будущей поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ. Сумма, порядок и сроки перечисления зависят от условий договора.
В обычных условиях поставщик должен выставить счёт-фактуру в течение пяти календарных дней после зачисления платежа. Если между зачислением предоплаты и реализацией прошло не более пяти дней, можно обойтись без счёта-фактуры на аванс.
С марта 2022 года благодаря последним разъяснениям Минфина в случае длящегося договора можно оформлять счёт-фактуру не на каждый аванс, а сводно по итогам месяца.
Сводный счёт-фактура на аванс составляется в следующем порядке:
- поставщик составляет список авансов покупателя, полученных в течение месяца;
- из списка исключаются платежи, по которым уже завершена поставка;
- оставшиеся авансы отражают в сводном счёте-фактуре. Его необходимо составить в течение 5 календарных дней после окончания отчётного месяца.
Как заполнить счёт-фактуру на аванс:
- Указать дату составления и номер документа. Порядок нумерации простых и авансовых фактур определяет сам поставщик. Можно назначать номера в рамках единой нумерации или каким-то образом выделять авансовые фактуры.
- Указать названия, ИНН и КПП продавца и покупателя. Если покупатель — ИП, то указывают фамилию, имя, отчество и ИНН без КПП.
- Внести реквизиты зачисленного платежа: номер и дату платёжки. В поле 5 сводного счёта-фактуры указываются реквизиты всех платежей.
- В табличной части необходимо чётко указать, за что клиент произвёл предоплату: название товара, работы или услуги с числовыми показателями: количество, цена, общая стоимость. Здесь же отражают сумму НДС.
Кто и когда должен оформлять счёт-фактуру?
При реализации товаров, услуг, работ и т.д. необходимо оформление первичной документации.
Так, согласно п. 3 ст. 168 НК РФ счета-фактуры выставляются при определённых условиях:
| Условия выставления счёта-фактуры | Срок выставления счёта-фактуры |
|
Не позднее пяти календарных дней, считая со дня:
|
Инструкция по заполнению счетов‑фактур
Необходимо знать, что правила нумерации счетов-фактур в 2021 году серьезных изменений не претерпели. Но, несмотря на это, необходимо следить за всеми изменениями законодательства по поводу формирования документов рассматриваемого типа.
Так как ежегодно утверждаются различного рода законопроекты, связанные как с кодами операций, так и с другими аспектами заполнения .
Всем бухгалтерам, а также иным должностным лицам, осуществляющим заполнение документов рассматриваемого типа, важно в обязательном порядке ознакомиться со следующими вопросами:
- основные сведения о счет-фактурах;
- в каких случаях необходимо формировать документ;
- нормативная база.
В 2021 году был принят закон, на основании которого ИП и организации, не являющиеся плательщиками налога на добавочную стоимость, счет-фактуры формировать не обязаны.
Все остальные юридические лица, осуществляющие ведение какой-либо коммерческой деятельности, должны составлять данный документ соответствующим образом.
Документ рассматриваемого типа должен в обязательном порядке формироваться в следующих случаях:
- при реализации товаров;
- при передаче прав на какое-либо имущество (автомобили, недвижимость, иное);
- при предоставлении каких-либо .
Все требования, предъявляемые на законодательном уровне к заполнению счета-фактуры, обозначаются в .
При этом в дальнейшем данный документ используется для формирования соответствующего вычета по налогу на добавочную стоимость.
Именно поэтому необходимо быть максимально внимательным при заполнении бланка счет-фактуры. Наличие ошибок может быть воспринято ФНС как попытка уклониться от уплаты налогов.
Помимо обозначенных выше также есть ещё случаи, когда осуществляется формирование счет-фактуры:
- выполнение авансовых платежей;
- необходимо выполнить корректировку данных в документе.
На авансы следует составлять данные документы обязательно. Причем нумерация авансовых счетов-фактур с 2021 года осуществляется также как и ранее.
Иногда случается, что по каким-то причинам счет-фактура была заполнена неверно. В такой ситуации следует обязательно составить ещё один, скорректированный, документ.
В налоговой инспекции, куда необходимо подавать все документы для получения вычетов, обращают внимание на мельчайшие детали. Касается это не только информации непосредственно в счет-фактурах, но также порядка нумерации отдельных страниц.
Как правильно произвести нумерацию счетов-фактур
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:
- Обособленных подразделений.
- Доверительных менеджеров.
- Лиц, участвующих в товариществе.
В частности, для разделения нужно использовать знак «/».
Главное правило нумерации – присвоение цифр в хронологическом порядке: номера указываются по мере выставления. Возобновлять нумерацию разрешается. Это неизбежно, если компания работает долгое время. Обязательно нужно отразить периоды возобновления в учетной политике компании. Период может быть следующим:
- Месяц.
- Квартал.
- Год.
Однако постановление правительства ограничивает возобновление нумерации: ежедневно начинать ее сначала нельзя. Это будет считаться нарушением.
Периодичность обновления зависит от документооборота конкретного предприятия. Чем больше бумаг заполняется, тем чаще происходит возобновление номеров.
Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:
- Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
- Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.
Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.
Нумерация счетов-фактур не по порядку, что делать в 2021 году?
Нумерация счетов-фактур в 2020 — 2021 годах осуществляется, прежде всего, на основании правил, закрепленных в п. 1 приложения № 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. При этом в данном документе порядок нумерации регулируется по-разному, в зависимости от того, кто составляет счет-фактуру.
ВНИМАНИЕ! С 01.01.2019 года действует новый бланк счета-фактуры. Подробности см. здесь.
Так, его составителями могут быть:
- Обычный поставщик товаров или услуг (как ИП, головной либо единственный офис юридического лица).
В этом случае нужно придерживаться следующего правила: номер каждого счета, указываемый в строке 1 документа, отражается в хронологической последовательности в рамках периода оборота счетов, определенного составителем документа. Например, месяца, квартала или года.
Нарушение нумерации счетов-фактур не образует налогового нарушения. Порядковый номер счета не относится к реквизитам, которые влияют на правильную идентификацию хозяйствующего субъекта ФНС в целях установления права на вычет по НДС.
Поэтому при обнаружении нумерации счетов-фактур не по порядку инспекторы не вправе отказать в вычете (при отсутствии, разумеется, существенных нарушений). Это подтверждает судебная практика (решение Арбитражного суда Свердловской области от 20.07.2011 № А60-11248/2011). Сам Минфин соглашается с этим в письме от 12.01.2017 № 03-07-09/411.
Применение каких-либо прочих санкций, например за грубое нарушение учета, в отношении фирм, составляющих счет с нумерацией не по порядку, законом не предусмотрено.
Однако следует иметь в виду, что сам по себе номер — установленный по рассмотренным нами правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 года либо выбранный по иному принципу — должен быть указан в документе (п. 5 ст. 169 НК РФ). Иначе существует вероятность, что последуют санкции за нарушение учета — в соответствии со ст. 120 НК РФ.
Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 годов, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.
Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.
Локальными нормативами в данном случае могут быть:
- учетная политика;
- должностные инструкции специалистов, работающих со счетами-фактурами.
Допустимо прописывать правила и в трудовых договорах с работниками. Либо прописывать в таких договорах ссылки на соответствующие правила в учетной политике.
При установлении порядка нумерации счетов налогоплательщику следует иметь в виду, что:
- В рамках нумерации нежелательно формирование обособленных групп порядковых номеров по счетам:
- на отгрузку;
- на аванс;
- на корректировку.
То есть, если отгрузочный счет имеет номер 2, то следующий счет должен иметь номер 3 вне зависимости от того, является ли он таким же отгрузочным либо иным — авансовым или корректировочным.
Счет-фактура – это первичный документ налогового учета, который является основанием для вычета по НДС. Здесь содержится информация о факте и сумме поставки товаров или оказания услуг.
Правила и порядок заполнения и выставления счетов-фактур строго регламентированы Налоговым кодексом РФ, а также письмами Минфина РФ. Номер и дата составления счета-фактуры относятся к обязательным реквизитам счета-фактуры.
Ответы на распространенные вопросы о том, как нумеровать счета-фактуры
Вопрос №1:
Предусматривает ли действующее законодательство какое-либо существенное наказание за ошибки в нумерации счетов-фактур?
Ответ:
Ошибочная нумерация не является грубым нарушением требований к ведению бухгалтерского учета. От выбранного на предприятии способа формирования номеров счетов-фактур не зависит возможность применения налогового вычета по НДС. Соответственно, никаких наказаний за ошибки в нумерации документов закон не предусматривает. Однако, ошибочная нумерация счетов-фактур может повлечь за собой более серьезные нарушения в будущем, поэтому лучше закрепить методику формирования номеров в учетной политике фирмы.
Вопрос №2:
Имеется ли какое-либо главное требование в отношении нумерации счетов-фактур, чтобы при формировании методики нумерации точно не нарушить закона?
Ответ:
Основным требованием к нумерации счетов-фактур является хронология нумерации на протяжении выбранного периода.
Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?
Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.
Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».
Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.